Gestion Electronica De Expedientes Y Gestion De Procesos - Parte 2 De 2

En la primera parte explicamos por qu es cada da ms importante la gestin electrnica de documentos. En esta segunda y ltima parte daremos una introduccin en la gestin de procesos (workflow) y un ejemplo de Gestin electrnica de expedientes.

*Flujo de trabajo de una empresa (Workflow)*

Definimos Workflow como un sistema informtico para la automatizacin de los procesos de negocio, el flujo de trabajo a seguir para la consecucin de una tarea o trabajo predeterminado.
El sistema Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades y tareas en la ejecucin del proceso, aporta herramientas necesarias para su gestin y efecta un seguimiento de cada una de sus etapas.

Workflow es una pieza clave para las organizaciones.
Hay empresas, cada vez menos, que definen la gestin de sus procesos (workflow) a travs de procedimientos escritos y otras, ms avanzadas, se aseguran su seguimiento y control apoyndose, adems, en las nuevas tecnologas. Los trmites se agilizan y aumenta la eficacia de la empresa. La automatizacin de los procesos de trabajo supone el intercambio de documentos, informacin, expedientes, tareas, etc.

Las principales herramientas sobre Workflow son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicacin, Workflow Documental y Workflow de Produccin.

Actualmente perdemos mucho tiempo accediendo y recuperando diversos archivos, por ejemplo; porque estn en diferentes formatos. La gestin electrnica de la informacin, combinada con el Workflow, agiliza todos los trmites necesarios, reduciendo costes y aumentando la productividad y efectividad de la organizacin.

Las tareas de los usuarios son ms fciles gracias a que los nuevos sistemas de Workflow incorporan en su motor, en el servidor de la red centralizado, un sistema capaz de dirigir los expedientes segn unas reglas determinadas.
Las diversas utilidades que ofrece el sistema garantizan la recuperacin de los documentos para su anlisis y gestin de forma sencilla y rpida.

Aunque ya se han enunciado algunos de los beneficios del Workflow o flujo de trabajo para la empresa, debemos hacer hincapi en varios puntos bsicos a tener en cuenta:

-El ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatizacin de muchos procesos de negocio.
-El aumento del control de procesos a travs de la normalizacin de los mtodos de trabajo.
-Mejora en la atencin y servicio al cliente.
-Optimizacin de la circulacin de informacin interna con clientes y proveedores.
-Mejora de los procesos; mayor flexibilidad segn las necesidades de la empresa.
-Integracin de procesos empresariales.

Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo (BPMS Business Process Management Systems) no slo acercan personas, procesos y tecnologa, ahorrando tiempo y aumentando la productividad, sino que adems facilitan la automatizacin de los flujos de trabajo entre procesos, integrndolos en la empresa segn unas estrategias determinadas.


*Ejemplo de Gestin electrnica de expedientes*

Una empresa importante de seguros con sede en Valencia recurre a este sistema a la hora de agilizar los trmites de gestin de los expedientes de su personal.

Con el tiempo, el departamento de Recursos Humanos de esta empresa ha acumulado numerosa y diversa documentacin acerca de sus empleados (contratos, bajas laborales, informes de rendimiento laboral de los empleados, clima laboral, evolucin del desempeo") y quiere gestionar gilmente esta informacin.

En primer lugar, transforma toda la documentacin que tiene en papel a formato digital, captura mediante tecnologa OCR toda la informacin necesaria de los expedientes y la convierte a un formato comn capaz de ser ledo y comprendido por otros programas y sistemas de la empresa, con el fin de agilizar los trmites demandados en cada caso. Por ejemplo; si necesitamos realizar un informe laboral de un empleado concreto del cual necesitamos recuperar documentacin diferente que lo defina: su efectividad y productividad, su asertividad, su capacidad de trabajo en grupo, su rendimiento, su actitud ante determinados trabajos"

Una correcta poltica de Recursos Humanos requiere de un buen archivo de los expedientes de vida laboral, debidamente documentado, actualizado y controlado.

Hay diversas Soluciones para la Gestin Electrnica de Expedientes y documentos en el mercado. La seleccin no siempre es fcil, suele puede afectar a procesos de negocio ya establecidas, por ello, le eleccin de una solucin que se adapte a sus necesidades es esencial.