El Reto De La Implantacion De Soluciones Tecnologicas En Los Departamentos De Contratacion

Cada dia mas las empresas y los organismos publicos estan mostrando un especial interes por ser cada vez mas eficaces y eficientes en el desempeNo de sus procesos y su operativa diaria. La tecnologia pone a su alcance herramientas innovadoras que contribuyen al impulso de su evolucion.

Controlar los procesos de contratacion y de compras, en todas sus fases, supone una labor tan importante como compleja; se gestiona y se genera un gran volumen de documentacion oficial, interactuan numerosos empleados y distintitos departamentos y con diferentes perfiles, hay que estar pendiente de tiempos y vigencias asi como conocer el estado en el que se encuentran los expedientes, tener registrados a proveedores y licitadores y poder disponer de informes para explotar la informacion gestionada.

Esta situacion tiene como consecuencia que determinadas tareas, que son habituales, se vuelvan complicadas, que se pierda informacion a lo largo de la gestion, que no se disponga de visibilidad sobre el estado general de todos los expedientes, y se produzcan retrasos incontrolados por la falta de recordatorios de vigencias y sus correspondientes avisos.

La Ley 30/2007, el marco legal
Ademas, nos encontramos ante un marco legad que, a la vez que impulsa la innovacion, exige unos requerimientos especificos a las Administraciones Publicas y a las empresas que prestan sus servicios a ella; se hace necesaria una adaptacion de los sistemas a la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Publico.
Para solventar estos problemas y poder hacer frente a esta situacion, los departamentos de compras y de contratacion estan recurriendo a herramientas que, a traves de la innovacion, ayudan a controlar la informacion y los procesos.

Optimizacion de recursos y control de procesos
Nuevas aplicaciones tecnologicas consiguen automatizar la tramitacion de los contratos, definiendo todos los pasos del proceso y, de esta forma, guiando al usuario en cada una de las fases de la contratacion. Soluciones tecnologicos que ofrecen la posibilidad de generar automaticamente toda la documentacion oficial necesaria a partir de una definicion de plantillas, asi como acceder a un repositorio de informes que permite ver, el estado de los expedientes tramitados en cada momento, y que posibilita una integracion sencilla con otros sistemas externos que ayudan a optimizar la contratacion, como son el Registro de Entrada / Salida de correspondencia, el Perfil del Contratante, la Plataforma de Contratacion del Estado, y la Gestion Integral de Facturas.

Todo ello aporta una importante optimizacion de los tiempos de respuesta ya que, a traves del tratamiento informatico de datos y mediante la monitorizacion de informacion, se obtienen indicadores de calidad y actividad de los procesos automatizados, se reduce el volumen de la documentacion en papel, se agiliza la comunicacion interna y se mejoran los servicios prestados a los ciudadanos y la interrelacion con empresas.

En definitiva, a traves de la implantacion de soluciones tecnologicas, se consigue que se alcance una mayor eficiencia y se trabaje con la maxima eficacia en los departamentos de contratacion y de compras.