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El Registro Telemtico De Facturas En El Mundo Empresarial - 3 De 3

Un Ejemplo; Cmo puede una empresa beneficiarse del registro telemtico de sus facturas.
La empresa de nuestro ejemplo es una importante Consultora. Esta empresa dispone de varias oficinas repartidas por todo el pas.
Cada una de sus oficina recibe diversa mercanca de dos proveedores relacionada con material de oficina (folios, bolgrafos, carpetas") e informtica (ordenadores, software y hardware diverso, toners para su impresora,"). Los proveedores envan la mercanca, conjuntamente con su albarn directamente a las sucursales, mientras que las facturas se envan a la oficina central.
Cmo mejorar la gestin y el control del albarn y su factura correspondiente?
Cada oficina acede al servidor central donde consolida la informacin. Al recibir el albarn se escanea y extrae la informacin ms importante. El conjunto se registra y almacena en la base de datos.
Las facturas que recibe la empresa de material de oficina vienen en formato impreso mientras que las facturas del material informtico se reciben telemticamente como facturas electrnicas. Para unificar el proceso se transforman las facturas impresas a formato electrnico y por medios telemticos se conservan en soporte informtico, siendo posible as su consulta e impresin en cualquier momento. Las facturas telemticas se procesan automticamente, extrayendo su informacin y transfiriendo el conjunto telemticamente a la base de datos.
As, una vez registradas telemticamente, el proceso definido contrasta de forma automtica el contenido de la factura con la informacin del albarn, y si no hay discrepancias, se indica que la factura telemtica es correcta en la base de datos y se enva un aviso al departamento correspondiente para que se pueda procesar el pago.
Supongamos ahora que la empresa desea saber en un momento dado o por un periodo de tiempo los gastos en material de oficina. Ahora, de forma gil y sencilla, puede consultar el registro telemtico de sus facturas para saber los gastos de la empresa.
Pasados varios meses, la empresa decide hacer un balance de prdidas y ganancias, para ello se necesita acceder de forma gil a todos los documentos de la empresa, incluidas las facturas.
Estos documentos, digitalizados y registrados telemticamente desde un primer momento, agilizan el trabajo del departamento financiero, pudiendo as realizar el balance propuesto por la alta direccin de la empresa.
Hasta aqu hemos contemplado el proceso de recepcin y pago de facturas, pero de la misma manera, p.e. en caso de una empresa fabricante de productos, se podra integrar el proceso de facturacin de la empresa con otros departamentos, como el del control de stock, si ambos registran los movimientos de forma telemtica en una base datos.
Las nuevas tecnologas aportan ventajas importantes a la empresa; agilizan los procesos de trabajo, incrementan el ahorro y garantizan la seguridad del almacenamiento, copias y recuperacin de los documentos de la empresa, adems de generar mayor accesibilidad a los datos a la hora de llevar a cabo un control o realizar un seguimiento de los mismos.
A la hora de elegir una solucin para la gestin telemtica de facturas es importante tener en cuenta la facilidad de integracin que tenga con nuestros procesos y aplicaciones ya existentes.

About the Author:
Julia Sanchez Meynial - Directora de Marketing Pixelware - Gestin de expedientes, informacin y procesos de negocio - Solucin: Gestin Integral de Facturas

Publicado por Andre Klein Consultor de Marketing en Internet - Madrid

Article Originally Published On: http://www.articlesnatch.com

Tags: Firma electrnica

, registro

, telemtico

, telemtica

, factura

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