En la primera parte de este artculo entramos primero en la definicin de lo que es una certificado digital, cmo se relaciona con la firma electrnica y explicaremos el papel que tienen las entidades con derecho a emitir certificados digitales, las Autoridades de Certificacin.
En esta segunda parte nos centraremos en elaborar cmo el certificado digital y la digitalizacin certificada de facturas se complementan.
El certificado digital y la digitalizacin certificada de facturas
La necesidad de gestionar el alto nmero facturas y recibos asociados a la actividad comercial de una empresa, implica asumir gastos asociados a la impresin, envo y manipulacin del documento, lo que lleva aparejado un gasto aproximado de 1,2 euros por factura enviada e incluso algo ms por factura recibida, especialmente por las obligaciones de custodia.
Con la entrada en vigor del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin, se fomenta la posibilidad de remitir las facturas por medios electrnicos, permitiendo un ahorro de costes muy significativo.
Igualmente, tras la publicacin de la Orden EHA 962/2007 de 10 de abril cabe la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel si previamente se ha realizado un proceso de digitalizacin certificada que obtiene copias digitales firmadas electrnicamente a travs de un software homologado de digitalizacin.
En la norma EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 se define Digitalizacin como el proceso mediante el cual, aplicando tcnicas fotoelctricas o de escner ,se convierte una imagen contenida en un documento papel en una imagen digital codificada.
A travs del la digitalizacin certificada, las facturas se conservan en formato electrnico con plena validez fiscal y legal, con lo que los originales en papel pueden ser eliminados definitivamente.
En Espaa, la Digitalizacin Certificada de facturas es el proceso que permite obtener copias digitales de las facturas con valor de original. Para cumplir los requisitos que se define en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007, la entidad que lleva a acabo la digitalizacin debe utilizar un software homologado, y hacerlo cumpliendo su "Plan de Calidad" que tiene carcter contractual.
La digitalizacin de facturas en papel se realiza con un software homologado que utiliza un certificado digital y conserva las facturas escaneadas y ciertos metadatos (datos clave que permiten la identificacin y recuperacin/reconstruccin clara e inequvoca de la factura o documento) en una base de datos segura. Esta es la clave que permite destruir el papel, conservando su valor probatorio pero mejorando su almacenamiento, bsqueda, acceso y disponibilidad simultnea para ms de una persona en la organizacin.
La normativa EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 establece expresamente el carcter de original del documento electrnico resultante de la digitalizacin de la factura. Lo cual resuelve una de las exigencias en los mbitos de las Administraciones Pblicas respecto a la obligacin de conservacin de originales que impone la normativa y que se exige desde la IGAE (la Intervencin General de la Administracin del Estado).
Digitalizacin certificada. De acuerdo con la Resolucin de 24 de octubre de 2007 sobre procedimiento de homologacin de software de digitalizacin, se publica la lista de los formatos estndares de uso comn para la digitalizacin certificada de facturas recibidas en papel. Asimismo, se publica tambin la lista de softwares homologados para la digitalizacin certificada de facturas en papel.
Requisitos para la creacin de documentos en formato electrnico con digitalizacin certificada
Los obligados tributarios pueden proceder a la digitalizacin certificada de las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos de inters tributario que conserven en papel y tengan el carcter de originales. Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos as digitalizados permiten que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base.
Para poder llevar a cabo la conversin del documento en papel al formato electrnico, es imprescindible cumplir algunos requisitos:
- Debe de haber una garanta de fidelidad del proceso de digitalizacin.
- Para ello es imprescindible utilizar un Software de Digitalizacin Certificado y homologado.
- Este software debe aportar la garanta de que se obtiene imagen fiel e ntegra del documento, firmada con firma electrnica del software de digitalizacin.
- Por cada documento digitalizado se debe conservar un registro de datos con todos los campos exigibles de los libros de registros en una base de datos.
- La Digitalizacin de los documentos debe almacenarse en una base de datos documental con registro de datos por cada documento y un campo de imagen binaria del documento o enlace al fichero que la contenga, con la firma electrnica de la imagen de la factura y de la base de datos.
- El software deber permitir un acceso completo a la base de datos y la recuperacin/reconstruccin del documento certificado.
La homologacin del software para la digitalizacin certificada
La homologacin del software exige ciertos requisitos que se detallan en la RESOLUCIN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, sobre procedimiento para la homologacin de software de digitalizacin contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
El proceso implica la aplicacin de firmas electrnicas cualificadas o reconocidas y el uso de sistemas de fecha y hora exacta de la factura certificada, por lo que es necesario contar con un certificado electrnico apropiado.
Segn el artculo 7 de la Orden EHA 962/2007 y del apartado primero de la Resolucin 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologacin de software de digitalizacin de facturas, listamos a continuacin algunos de los formatos estndares ms comunes para el uso de documentos electrnicos de digitalizacin certificada:
- ISO 19005 (PDF/A)
- PNG
- JPEG 2000
- Acrobat 5 (PDF 1.4) superior
- TIFF 6.0 superior
La solucin Pixelware Legal Scan ha pasado el paso de revisin por una empresa especializada en auditora de Digitalizacin Certificada que ha confirmado que cumple con los requisitos de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007, y actualmente se encuentra en tramites para solicitar la homologacin ante la Agencia Tributaria de su solucin de digitalizacin certificada de los documentos electrnicos generados o digitalizados con las soluciones de gestin de procesos de documentos especficas de Pixelware.
